Mitä yritysassistentille voi oikeastaan antaa tehtäväksi?
No, aika monenlaista. Sähköpostit ja asiakasviestit pitäisi hoitaa. Someen pitäisi saada jotain julkaistua. Kotisivuilla on tieto, joka piti päivittää jo viime kuussa. Excel pitäisi laittaa järjestykseen. Joku asia pitäisi selvittää tai vertailla, mutta siihenkin pitäisi ensin löytää aikaa.
Ja sitten on tietenkin se yksi homma, jonka tekee "ihan kohta". Se on saattanut roikkua listalla jo viikkoja, vaikka itse tekemiseen ei ehkä menisi tuntiakaan. Apua ei tarvitse ostaa isoa pakettia eikä edes tuntia kerrallaan. Teen töitä myös tuntiperusteisesti, ja pienin laskutettava aikani on 15 minuuttia.
Yritysassistentille voi antaa myös sellaisia töitä, jotka osaisit aivan hyvin tehdä itse. Kysymys on enemmän siitä, mihin sinun kannattaa käyttää oma aikasi. Sähköpostit, yhteydenotot, laskutus, some, uutiskirjeet ja blogit ovat ehkä niitä ilmeisimpiä, mutta lista ei lopu niihin.
Voin etsiä tietoa, selvittää vaihtoehtoja, pyytää tarjouksia ja vertailla sopimuksia tai hintoja. Voin etsiä palveluntarjoajia, hoitaa hankintoja ja tilauksia, tehdä varauksia, täyttää lomakkeita tai päivittää tietoja eri palveluihin. Myös reklamaatio tai muu asia, joka vaatii muutaman sähköpostin, puhelun tai selvitystyötä, voi aivan hyvin siirtyä minun hoidettavakseni.
Joskus tällaisesta työstä voi syntyä myös ihan suoraa säästöä. Vakuutukset, sopimukset ja muut yrityksen jatkuvat kulut jäävät helposti ennalleen vuodesta toiseen, koska niiden läpikäymiseen ei tunnu koskaan olevan aikaa. Voin selvittää hinnat, kilpailuttaa vaihtoehtoja ja koota tiedot valmiiksi. Sinä päätät, mitä niiden perusteella tehdään.
Eikä sinun tarvitse tietää valmiiksi, mitä kaikkea voisit antaa minun hoidettavakseni. Jos niitä pieniä tekemättömiä asioita on kertynyt kymmenen, voidaan katsoa niitä yhdessä. Osa voi olla vartin hommia, osa vähän isompia ja osa sellaisia, jotka kannattaa jatkossa antaa minulle säännöllisesti.
Avun tarpeen ei siis tarvitse olla iso. Joskus kyse on vain yhdestä pienestä työstä, joka on odottanut tekemistä jo viikkokaupalla. Ja kun sen joku muu hoitaa, sen voi viimein vetää yli listalta.
Mikä homma sinun listallasi on odottanut jo vähän turhan kauan?